Pořádání dne otevřených dveří je vždy velká příležitost představit zaměstnancům celkový chod firmy. Seznámit se s náročností sekcí, kam se v rámci své pracovní náplně nedostanou, rodiny zaměstnanců se seznámí s prostředím, kde jejich členové tráví převážnou část času a v neposlední řadě je to jedinečná možnost náboru nových pracovních sil.
Zvolte vhodný termín konání s přihlédnutím ke státním svátkům a především k jiným obdobným programům v okolí. Tento bod je důležité nepodcenit, protože se nechcete „přetahovat“ o hosty s jiným pořadatelem. Rozhodněte o rozložení celého prostoru pro Den otevřených dveří. Kde bude umístěn stánek pro registraci, catering, usazení hostů, kulturní program – pódium, doprovodné programy, toalety a kde budou hosté parkovat. Realizační tým by měl být dobře označený (např. jednotným trikem s logem firmy a čepicí) a asistovat příchozím.
Před samotným konáním je třeba rozhodnout, které prostory a jakou část výroby chcete prezentovat. Bezpečnostní páskou vymezit kam hosté mohou a kam nikoliv. Vyznačení musí být srozumitelné a vyplatí se několikrát si trasu projít.
V den konání Dne otevřených dveří se zájemci o prohlídku budou při příchodu registrovat u stánku, kde budou rozděleni do skupin. Bude určen čas prohlídky a předají se bezpečnostní pokyny, popřípadě ochranné prostředky. V samotném prostoru musí být dobře označeni pracovníci, kteří hostům představí procesy výroby a zodpoví dotazy.
Je jasné, že na Den otevřených dveří přijdou celé rodiny a tak doprovodné programy musí být pestré a oslovit každého. Nestačí jen objednat atrakce alá skákací hrad. Doporučujeme pro ženy stánek s vizážistkou a kosmetikou, pro muže simulátor jízdy veteránů – vč VR, pro starší děti hry a soupeření mezi sebou, pro malé děti kreativní dílnu a hlavně něco pro Všechny. Například mobilní únikové hry, od boxů až po místnosti s nádechem tajemna.
Den otevřených dveří má být spojený také s gastronomickým zážitkem. Rozhodně se nebojte nabídnout dětem to, co mají rády. Ať se bude jednat o obligátní hamburger, hranolky s kečupem či párek v rohlíku. Dospělí rozhodně ocení grilovaní a výběr z hotových jídel. Nezapomeňte na vegetariány a mějte v nabídce salátový bar a hlavní jídlo bez masa.
Do nápojů zahrňte nejen točené pivo, ale také nealkoholické pivo a limonádu. Zcela se můžete obejít bez vína a tvrdého alkoholu. Pro usnadnění úklidu po akci umístěte dostatečné množství nádob na recyklaci odpadu.
Jedním z bodů, podle kterých se budou hosté rozhodovat, zda přijdou na Váš Den otevřených dveří, bude kulturní program. Celým dnem by měl provést moderátor a kulturní program by měl být pestrý. Nebojte se překvapit například komentovanou, historickou módní přehlídkou, tanečním vystoupením jak profesionálů, tak místního dětského spolku. Samozřejmostí by měla být živá hudba ve svěžím stylu (např. Electro swing) a vystoupení Stand-up komika by mohlo být pomyslným zlatým hřebem dne.
Technická část, jako je zastřešené pódium, zvukové a světelné systémy, elektrické rozvody pro stage a catering by Vám měla zajistit odborná firma. Stejně tak pódium nesmí být prázdné (pokud to nevyžaduje plánovaný kulturní program) a dekorace povznesou celou událost.
O hosty Dne otevřených dveří je třeba se náležitě postarat a to jak programem, zábavou pro malé i velké, tak občerstvením. Nesmí se podcenit bezpečnost a zohlednit udržitelnost projektu s umístěním dostatečného množství nádob pro třídění odpadu. Eventová agentura nabízí efektivní varianty, které korespondují s Vaším rozpočtem a záměrem. Zajišťuje komplexní služby pro firemní akce od vypracování konceptu po samotnou realizaci. Na Váš Den otevřených dveří se musí vzpomínat a tak nechte starosti profesionálům.
